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內容簡介
秘書助理工作是企業主管及部門不可或缺的角色，舉凡文書行政、檔案管理、會議籌備安排、訪客接待、電話與溝通技巧、行程及公務旅行安排、公共關係、電腦操作、人際溝通等工作都是其工作範圍。雖然由於電腦的功能減少了人力作業的時間，增加了通訊的便利，提升了秘書助理的工作效率，使得許多秘書的功能有所調整，職稱也從秘書變成了行政助理。但是辦公室行政工作總是要有適當的人員負責，本書設計了秘書與助理完整教學課程，同時也提供從事秘書助理及相關工作者一本值得參考的工具書籍。
作者簡介
徐筑琴
現任∕真理大學觀光數位知識學系兼任副教授
曾任∕淡水工商管理學院講師、副教授
兼任∕
校長室秘書
商業文書科主任
董事會執行秘書
目錄
序 i
第一章 秘書的歷史與類型 1
第一節 歐美秘書之歷史 2
第二節 中國秘書之歷史 3
第三節 秘書之定義 5
第四節 秘書之類型 6
第五節 社會形態之影響 9
第六節 秘書教育與訓練 11
第二章 秘書工作的意義 27
第一節 秘書的功能 28
第二節 秘書的業務範圍 30
第三節 秘書工作的內容 33
第四節 優秀秘書的條件 38
第五節 秘書工作未來之展望 43
第六節 女性主管地位的提升 47
第七節 秘書生涯規畫與轉職方向 48
第八節 虛擬助理形成 56
第九節 e 世紀秘書 58
第三章 文書行政工作 65
第一節 信件處理 66
第二節 公文處理 69
第三節 公文、公告、通知、通報的製作 75
第四節 新聞發布 83
第五節 報告書寫 85
第六節 剪報整理 86
第七節 英文函件處理 87
第八節 信封寫法、信函摺法 91
第九節 傳真機及電子郵件的使用 96
第十節 參考資料 99
第四章 檔案及資料管理 105
第一節 檔案管理之意義 106
第二節 檔案之種類 106
第三節 檔案管理的制度 107
第四節 檔案管理的重要與功用 109
第五節 檔案處理的步驟 113
第六節 檔案管理的原則 117
第七節 西文檔案管理 132
第八節 電腦與文書管理 143
第九節 文檔保存年限 143
第十節 企業資料存檔的範圍 144
第十一節 檔案管理的態度 145
第十二節 秘書與檔案管理 146
第五章 會議籌備安排與管理 149
第一節 會議的意義和目的 150
第二節 會議性質 152
第三節 會議地點 155
第四節 會議通知 157
第五節 會議通知、議程、提案單的製作 158
第六節 會議的準備事項 166
第七節 會議後的工作 176
第八節 會議時秘書的工作 177
第九節 會議記錄工作 179
第十節 會議管理注意事項 188
第六章 訪客安排、接待與禮儀 193
第一節 主管約會之安排 194
第二節 訪客之類型與接待 197
第三節 訪客接待的禮儀 203
第四節 介紹的禮儀 209
第七章 秘書的禮儀修養 213
第一節 辦公室禮儀 214
第二節 生活禮儀修養 217
第三節 公共場所的禮儀 228
第四節 秘書行政工作有關禮儀事項 232
第八章 電話的使用與禮節 249
第一節 電話禮節的重要 250
第二節 接聽電話的禮節與注意事項 250
第三節 打電話時的禮節與注意事項 253
第四節 電話留言條的使用 255
第五節 主管電話之處理 258
第六節 秘書可以處理的電話 259
第七節 困擾電話的處理 260
第八節 行動電話的禮節 261
第九節 中文電話良言美語 262
第十節 英文常用電話用語 263
第九章 主管公務旅行安排與管理 273
第一節 了解主管之意向 274
第二節 旅行時準備攜帶之參考資料 278
第三節 預訂機票及預約旅館 278
第四節 旅行應備物品 280
第五節 國外公務旅行 282
第六節 編排行程表 284
第七節 旅費申請 285
第八節 旅行返回後處理事項 285
第十章 辦公室行政管理 287
第一節 辦公室行政管理意義 288
第二節 辦公室管理功能 288
第三節 秘書與辦公室管理 291
第四節 辦公處所的管理 293
第五節 辦公用具之訂購與請領 297
第六節 時間的管理 298
第十一章 秘書的人際關係與說話技巧 305
第一節 人際關係的重要 306
第二節 秘書與溝通 306
第三節 秘書的人際關係 307
第四節 說話的技巧 311
第五節 秘書工作說話的要求 312
第六節 演講技巧 315
第十二章 公共關係 317
第一節 公共關係概說 318
第二節 公共關係之定義 319
第三節 公共關係部門的工作 320
第四節 企業界的公共關係 323
第五節 記者訪問、記者招待會、酒會 330
第六節 企業發言人 333
第七節 危機管理 335
第八節 秘書與公共關係 338
第十三章 簡報製作與簡報技巧 341
第一節 簡報的意義 342
第二節 簡報溝通的過程 342
第三節 簡報製作的步驟 343
第四節 媒體輔助電子簡報 344
第五節 簡報的結構 345
第六節 簡報場地實務 346
第七節 臨場表現 347
第八節 簡報軟體的使用 350
第九節 經驗之談 350
第十節 參考資料 352
第十四章 謀職準備與面試禮儀 355
第一節 確定工作目標 356
第二節 探討工作市場之需要 358
第三節 申請工作準備事項 362
第四節 面談準備 371
第五節 工作與升遷 372
第六節 求職面試禮儀 376
第七節 面試參考問題 380
參考書目 383
序
序
《秘書助理實務》這本教材出版已經有好幾年了，承蒙各大專院校師生及各行業秘書助理的採用，致上最深的謝意。
隨著時代的變遷、企業的轉型、特別是電腦軟體不斷開發及應用的普及，秘書及助理的工作也隨著調整，工作的範圍也擴大到一般行政業務，但是仍然是主管及部門不可或缺的人力。
本書出版是以工具書的方向為主要寫作目的，因此章節及內容盡量要求完善，基本的秘書助理工作項目及技能，雖然不會因時代變遷而有所不同，但是仍有少部分因時間空間改變而有所調整，例如電子郵件取代一般書信、文字以橫式自左向右書寫、文書處理以電子e化作業等，所以修訂增加部分內容，以期符合時代的需求。
配合本書秘書及助理實際工作內容，再版將原書名《秘書實務》修訂為《秘書助理實務》。
知識浩瀚如海，學習永無止境，個人難免有疏漏欠學之處，尚祈各位先進學者專家不吝指教。
徐筑琴謹識
民國一百年九月
詳細資料
- ISBN：9789862980170
- 叢書系列：
- 規格：平裝 / 400頁 / 16 x 23 x 2 cm / 普通級 / 單色印刷 / 初版
- 出版地：台灣
- 本書分類：> >
根據錢穆先生的觀察，遊牧文化起於內不足，需向外尋求；而農耕文化可以自給，無事外求，並繼續一地，反覆不舍。由於這一特點，遊牧民族逐水草而居，過著居無定所的日子。人口的大量增加，超過草原所能提供的食物之時，便會向農耕文化的區域掠奪，周而復始。漸漸地，遊牧文化與農耕文化交織在一起，碰撞出獨具一格的新文化，白狄鮮虞氏建立的中山國便是一例。1974年在河北平山縣三汲鄉，中山王墓出土了的諸多文物，除了保持遊牧民族固有的動物類紋飾之外，還融合了商、周青銅文化中的夔紋、鳥紋和蟬紋，令人嘆為觀止。 更嘆為觀止的是，白狄鮮虞氏的忍辱負重，兩度復國。根據中山三器中夔龍銅方壺銘文：隹朕皇祖文、武、桓祖，成考。朕指的是中山王厝，其後的國君是妾雌（zisi）以及尚。由此可知中山國國君的完整世系表是：文公——武公——桓公——成公——王厝——妾雌——尚。在中原諸侯環伺之下，中山國兩度復國，歷經7位國君，國祚延續了200餘年。可見，較之稍早越王勾踐「原版」的臥薪嘗膽，中山人的忍耐力更強。 ...夔龍銅方壺...夔龍銅方壺銘文拓片 歷經千年，斯人已矣，民族間大融合使得這個民族形象變得模糊，但《亮劍》中楚雲飛提及的「燕趙之風」，便有白狄鮮虞氏不屈的影子。唏噓之後，理性看待中山國這段歷史，可以得出以下幾點教訓： 失去部落聯盟盟友 歷史上，北狄是對西北遊牧民族的統稱，內部細分為赤狄、白狄、長狄、眾狄。隨著秦國、晉國的崛起，不斷擠壓生存空間，北狄遭到了晉國的分化和打擊，只剩下了白狄鮮虞氏，被迫向東遷徙，來到了中原諸侯力量薄弱的河北滹沱河流域。經過休養生息，鮮虞氏聯合了白狄部族中，具有相同民族文化背景的肥氏、鼓氏、仇由氏，建立了白狄部落聯盟，開始逐漸強大起來。（詳情可參考：中山國前傳——北狄部族的發展和演變） 公元前497年，晉國六卿發生內亂，范氏、中行氏被韓、趙、魏、智四家打敗，轉而向齊國、衛國、鮮虞求援。原本鮮虞氏與范氏、中行氏是世仇，但鮮虞氏與齊國、衛國一樣，並不願意看到一個強大的晉國存在，為了達到弱化晉國的目的，在力量尚不夠強大之時，加入了齊國、衛國陣營，與韓、趙、魏、智四家為敵，戰爭最終結果是鮮虞所在陣營落敗。 由此引起了晉國智氏、趙氏的嚴重不滿，轉而對白狄部落聯盟進行了持續數十年的瘋狂報復。作為「帶頭大哥」的鮮虞氏，本應與肥氏、鼓氏、仇由氏「共進退，共命運」，但其為求自保，眼睜睜地看著眾位「小弟」，被晉國各個擊破： 1、肥氏：從地理位置上看，晉國想要進攻肥氏，中間隔著鮮虞氏。晉國以與齊國軍隊會師為由，向鮮虞提出借道，鮮虞氏卻沒有替「小弟」多想，任由晉國借道滅亡了肥氏； 2、鼓氏：公元前527年，鼓氏遭到晉國軍隊圍困，鮮虞氏沒有發兵營救，致使鼓氏被迫投降晉國。公元前521年，鼓氏回到鮮虞氏的懷抱，此舉激怒了晉國；次年，晉國滅亡了鼓氏。這回鮮虞氏仍然選擇了沉默； 剩下的仇由氏為智氏所滅，按照鮮虞氏前面的做法，估計也是為求自保，隔岸觀火。《說苑》：其國數散，其君幼弱。說明了白狄國君新喪，繼位的國君年幼，政治上不成熟，造成人心渙散，失去凝聚力，加之鮮虞氏的不作為，導致了白狄部落聯盟的瓦解。《國語》中：趙襄子使新稚穆子伐狄，勝左人、中人。後世學者認為「中人」就是當時中山國的都城中人城，由此可能推斷，這次戰爭很可能導致了中山國的第一次覆滅。 ...北狄部族分布圖 不合時宜的尊儒重禮 「興亡繼絕」是上古以來，諸侯應該遵守的原則。國與國之間發生戰爭，並不是非斬草除根不可，還是比較人道的，會保留失敗方的子嗣，使滅絕的重新振興起來，延續下去。武王滅商後，封紂王之子武庚於殷，統治商朝遺民，便是「興亡繼絕」思想的體現。 中山第一次覆滅後，文公承擔了這一角色。作為魏、趙之間的妥協，魏文侯之女公子傾嫁予文公，而文公成了趙國控制下的傀儡。作為亡國之君，文公只能選擇隱忍，等待覆國的時機。《史記》：趙獻侯十年（公元前414年），中山武公初立。戰國初期，諸侯群雄並起，為中山復國創造了外部條件。到了武公時期，中山國已經成功復國。 根據《呂氏春秋》：中山之俗以晝為夜，夜以繼日......康樂、歌謠好悲，其主弗知惡也，此亡國之風也。 或許是復國帶來的喜悅，令到中山人缺乏憂患意識，聲色犬馬，日夜享樂，更要命的是國君不了解國際間嚴峻的形勢。公元前408年，魏文侯看中了中山這塊「飛地」，即便是姻親關係，派出大將樂羊大舉進攻，借道趙國，攻占了中山國。 為了更好地控制這塊「飛地」，魏文侯封太子擊為中山君，委派了改革家李悝加以輔佐，以期將魏國的變法圖強的經驗，移植到中山國，而李悝還有一個身份，是孔子高足子夏的學生。由此李悝必然在中山國傳播儒家思想，教化中山人。至中山桓公復國的這段時間內，儒家思想逐漸生根發芽，蔚然成風。 後世趙武靈王為滅亡中山國，曾派出李疵前往考察。當時情形根據《韓非子》記載：其君見好巖穴之士，所傾蓋與車以見窮閭隘巷之士以十數.......上尊學者，下士居朝，則農夫惰於田。戰士怠於行陳者則兵弱也，農夫惰於田者則國貧也。另外，中山三器中方壺銘文：燕王字噲，不顧大義，不就諸侯，而臣宗易位，以內絕邵公之業，乏其先王之祭祀，……則上逆於天，下不順於人也。《韓非子》說的是此時的中山國君屈尊禮賢下士造成基層戰士、農民的懈怠；而方壺銘文批判了燕王噲的禪讓之舉，違背了傳統儒家經典思想。 在戰國這一社會劇烈變動，弱肉強食的時代，一個國家應該謀求變法，增強經濟、軍事力量，向外擴張。中山國國君的這些「行為藝術」，顯然起到了很不好的示範作用。這樣一來，兵弱於敵，國貧於內。農業生產便會消極；戰士作戰便會懈怠。如此尊儒重禮，不僅是不合時宜，也是極其危險的。 ...魏文侯 外交策略上的失誤 從魏國借道趙國進攻中山國，可以看出這一時期，魏趙韓「三晉」聯盟，保持著比較良好的關係。此後，在趙國政權更替之時，魏國支持趙國的公子朝謀求君位，引起了兩國的戰爭。趙國聯合楚國，打敗了魏國。 趁著這一時機，中山桓公驅逐了魏國軍隊。《世本》：桓公徙靈壽。中山二度復國，桓公將都城遷到了靈壽（屬河北石家莊），時間應該在公元前381年。經過桓公以及之後成公數十年的治理，中山國已成為戰國時期一支不可忽視的力量，成為了其後「五國相王」的資本。但此後中山國出現了，一系列外交策略上的失誤，導致了其被孤立： 與齊國的關係 早在晉國六卿內亂之時，中山國便加入齊國陣營，支持晉國的范氏、中行氏。桓公復國後，齊國曾經派出大量工匠，幫助中山國營建新都城靈壽。燕國內亂，中山國又緊跟齊國腳步，討伐燕國。可見，中山國應該是是齊國的傳統盟國，直到「五國相王」的發生。本質上，「五國相王」是魏國導演的對抗秦、楚、齊等大國的同盟，一定程度表明了中山站在了齊國的對立面。齊國一度準備出兵討伐，雖然中山國極力挽回，但雙方的關係不可避免的出現裂痕。 與趙國的關係 魏惠王執政時期，魏國與趙國的政治同盟已經破裂。趙國只得尋求齊國的支援，但齊趙聯軍還是在邯鄲之戰中敗於魏國,趙國國都邯鄲被魏國占領。此後發生的馬陵之戰，齊趙聯軍打敗了魏軍，使得魏國失去了霸主地位；而西邊秦國崛起，讓魏國又不得不選擇與齊國「抱團」，抵抗秦國的入侵，令到趙國相當不滿。於是，原先齊趙聯合對抗魏國，變成了齊魏聯合對付趙國。公元前332年，齊魏聯軍進攻趙國，關鍵時刻，那時還是齊國盟友的中山國，在趙國背後捅了一刀，引水圍鄗（鄗邑為趙國城池），被趙國視為奇恥大辱。從此，中山國被視為趙國的世仇。 與燕國的關係 「五國相王」指的是魏國、韓國、趙國、燕國和中山國結成聯盟，互相承認對方君主王位，這是公元前323年的事情。即是說，燕國和中山國此時已經成為了盟友。但僅過數年，公元前318年，燕王噲將國君之位「禪讓」給相國子之，造成了燕國內亂。齊宣王乘機發兵，攻占了燕國首都薊；而中山國也落井下石，不顧盟約，加入討伐燕國的行列，攻下了燕國數十座城池，遭到了中原其他諸侯國的強烈不滿。中山國疆域也達到了鼎盛，《戰國策》記載：昔者中山之地方五百里。 ...中山國疆域圖 綜上所述，原本屬於遊牧民族的白狄鮮虞氏與北狄中的其他部族，為了爭奪生存空間與資源，不斷與中原華夏民族發生戰爭，白狄鮮虞氏成為了碩果僅存的北狄的部族。雖然有外部華夏民族強大的原因，但也與白狄鮮虞氏的選擇不無關係，不僅缺乏長遠的戰略眼光，而且貿然加入了國際間的紛爭。 先是放任晉國消滅盟友，削弱了己方的力量，間接導致了第一次滅國。緊接著復國後，又陷入聲色犬馬的享樂主義，遭遇了二度滅國。當二度復國之初的國君，雖然尊儒，仍不忘滅國之恥辱，積極加強武備；但後期的國君缺乏憂患意識，重文輕武，慢慢喪失了中山人的尚武精神。加上此前國君在外交上的連續「挖坑」，致使中山國陷入孤立無援的局面，導致了中山國最終的覆滅。哪怕中山人骨子裡，依然流淌著不屈服的血液。真是其情可憫，其志可哀！
文章來源取自於：
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